Wystawianie faktur po dokonaniu zakupu to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości wśród przedsiębiorców. Kluczowym zagadnieniem jest, czy i kiedy można wystawić fakturę VAT na podstawie paragonu fiskalnego. W artykule przybliżymy najważniejsze zasady i przepisy dotyczące tej kwestii.
Jakie są podstawowe zasady wystawiania faktur VAT?
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek wystawiania faktur VAT zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Faktura VAT jest kluczowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży, a jej wystawienie powinno nastąpić nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Co ważne, obowiązek ten dotyczy tylko tych transakcji, które nie zostały udokumentowane w inny sposób, np. paragonem fiskalnym.
W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktur, o ile klient nie zgłosi takiego żądania. W takich przypadkach wystarczającym dowodem zakupu jest paragon fiskalny, który zgodnie z przepisami musi być wydrukowany z kasy fiskalnej.
Obowiązek wystawienia faktury na żądanie
Osoby fizyczne mają prawo zażądać wystawienia faktury VAT na podstawie paragonu. Sprzedawca jest wówczas zobowiązany do wystawienia faktury w terminie 7 dni od zgłoszenia takiego żądania. Jest to ważne, aby klient posiadał paragon fiskalny jako dowód zakupu, co stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT.
Przepisy rozporządzenia wykonawczego z dnia 28 marca 2011 roku określają, że fakturę VAT wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak żądanie wystawienia faktury może być złożone w dowolnym czasie, o ile nie upłynęły 3 miesiące od daty sprzedaży.
W jakim terminie można wystawić fakturę po zakupie?
Jeżeli klient zgłosi żądanie wystawienia faktury po upływie 7 dni od daty sprzedaży, sprzedawca nadal może wystawić fakturę, jednak nie jest to już jego obowiązek. W praktyce oznacza to, że firma może wystawić fakturę nawet po terminie, o ile klient zgłosi takie żądanie w ciągu 3 miesięcy od daty zakupu.
Warto podkreślić, że wystawienie faktury po tym okresie nie jest obligatoryjne i sprzedawca ma prawo odmówić jej wystawienia. Niemniej jednak, faktura wystawiona po czasie nie wywołuje negatywnych skutków prawnych dla sprzedawcy, o ile w momencie powstania obowiązku podatkowego dokonano rozliczenia.
Wystawianie faktur na Allegro
W przypadku sprzedaży na platformie Allegro, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie kupującego, o ile podczas zakupu podał on numer NIP. Jeżeli klient nie podał NIP-u w momencie zakupu, sprzedawca nie może wystawić faktury z NIP-em w późniejszym czasie. Taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT.
Na Allegro faktury są zazwyczaj udostępniane w formie elektronicznej. Mogą być przesyłane e-mailem, poprzez link do pobrania z panelu klienta lub umieszczane w zakładce „Kupione” na koncie użytkownika.
Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?
Faktura wystawiana za sprzedaż na Allegro, podobnie jak każda inna faktura VAT, musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez przepisy prawa. Obejmuje to między innymi:
- datę wystawienia faktury,
- numer faktury nadany w sposób ciągły i unikalny,
- imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy oraz jego adres,
- NIP sprzedawcy,
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adres (oraz NIP, jeśli jest to firma),
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwę towaru lub usługi,
- ilość oraz jednostkę miary,
- cenę jednostkową netto,
- wartość netto,
- stawkę podatku VAT,
- kwotę podatku VAT,
- wartość brutto,
- formę płatności.
Warto również dodać dodatkowe informacje, takie jak numer zamówienia z Allegro czy oznaczenie metody dostawy, co ułatwia identyfikację transakcji i jej rozliczenie.
Faktura na podstawie paragonu bez NIP
Od stycznia 2020 roku przepisy jasno określają, że paragon bez numeru NIP nie może stanowić podstawy do wystawienia faktury VAT. Jest to związane z działaniami mającymi na celu zmniejszenie ilości nadużyć podatkowych. W przypadku, gdy paragon nie zawiera numeru NIP, sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury VAT dla przedsiębiorcy.
W sytuacji, gdy klient żąda wystawienia faktury na podstawie paragonu bez NIP, sprzedawca ma obowiązek odmówić. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni od razu decydować się na fakturę lub podawać numer NIP do paragonu przy zakupie, aby uniknąć problemów na etapie późniejszego fakturowania.
Co warto zapamietać?:
- Faktura VAT musi być wystawiona nie później niż 7 dni od wydania towaru lub wykonania usługi, chyba że klient zażąda jej później (w ciągu 3 miesięcy od zakupu).
- Osoby fizyczne mogą żądać wystawienia faktury na podstawie paragonu, ale muszą posiadać paragon jako dowód zakupu.
- Na platformie Allegro, sprzedawca musi wystawić fakturę na żądanie kupującego, o ile ten podał numer NIP podczas zakupu.
- Faktura VAT musi zawierać m.in. datę wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, datę dostawy, nazwę towaru, ceny oraz wartości netto i brutto.
- Paragon bez NIP nie może być podstawą do wystawienia faktury VAT; przedsiębiorcy powinni podawać NIP przy zakupie, aby uniknąć problemów z fakturowaniem.
